Gmailのフィルタ機能を使ってメールがラベルごとに自動振り分けされるように設定する方法

今回はGmailのフィルターについてのお話です。Gmailを使い始めてから時間が経つと、いろいろなメールが届くので受信箱が見づらくなってくるかと思います。

そんな時はフィルタ機能を活用すると良いです。この設定をすることで「メールがラベルごとに自動振り分けされる仕組み」を作ることができます。

Aというキーワードが含まれたメールを集める、Bというキーワードが含まれたメールを集める、…、といったイメージです。

本記事では、このGmailのフィルタを設定する方法にについてご紹介します。

それではよろしくお願いします。

まずは"ラベル"について軽く触れてからそのあとでフィルタ設定の流れについてご紹介します。

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ラベルとは

Gmailの機能の１つとして"ラベル"というものがあります。メールに名前を付けることでフォルダ整理しているような感覚でメールを分類することができます。フォルダと同じようなものという認識で差し支えないかと思います。さらにプラスとして、１つのメールに複数のラベルを付けることができます。

このような１つのメールに対して複数のラベルの設定が可能です。

なお、ラベルはフォルダに似たようなものですが、フォルダではないのでラベルだけ削除したとしてもメールは削除されません。対象のメールに付いていたラベルの１つが消えるだけです。メール自体を削除しない限りメールがなくなることはありません。そのため、メールを削除したい場合は対象のメール自体を削除する必要があります。

今回振り分けるメールはこれ

ここでは差出人が「Atlassian」となっているメールを振り分け対象としています。現状のままだと他のメールも混ざって表示されているので見づらいです。以下で説明するフィルタの設定をすると「Atlassian」のメールのみが表示される状態を作ることができます。

フィルタ設定の手順

それでは実際にフィルタの設定を進めていきます。設定はパソコンから行っています。

ホーム画面右上にある歯車マークをクリックします。

すると設定画面が表示されます。

設定画面が表示されたら"フィルタとブロック中のアドレス"タブを選択します。次に"新しいフィルタを作成"をクリックします。

フィルタ条件を設定するポップアップが表示されると思います。ここにメールを振り分ける条件を入れます。ここで指定した条件に従ってメールが分類されます。

今回は Atlassian から届いたメールはすべて振り分けるようにしたいのでメールアドレスの@以降の部分をコピーします。

コピーした部分をFromに指定します。その他の条件は特に指定しません。入力ができたら"フィルタを作成"をクリックして次に進みます。

今回チェックを入れるのは以下の３か所です。

• 受信トレイをスキップ（アーカイブする）
• ラベルを付ける
• ３件の一致するスレッドにもフィルタを適用する

「受信トレイをスキップする」ことで振り分け対象のメールが受信トレイ上には表示されなくなります。

「ラベルを付ける」を設定することで指定したラベルを選択時に対象のメールのみ確認できるようになります。

「３件の一致するスレッドにもフィルタを適用する」にチェックを入れることで既に届いているメール（ここでは３件）に対してもフィルタが適用されます。各自の状況に合わせてこれらの設定は行うようにしてください。

今回は指定するラベルを用意していないので、このタイミング新しく作ることにします。※既に作成済のラベルを使用する場合は"ラベルを選択"で指定できます。

"新しいラベル"を押下します。

次に表示されるポップアップで名前を指定します。入力が終わったら"作成"をクリックするとラベルの出来上がりです。ちなみに「次のラベルの下位にネスト」というのは既にあるラベルの１つ下の階層にこの新しいラベルを配置する、という意味です。これはラベルが増えてきてまとめたいときなどで使います。

すべての入力が終わったら"フィルタを作成"をクリックします。これでフィルタ設定は完了です。

次はフィルタが適用されたあとはどう変わるかについてです。

すべてのメールを確認すると

すべてのメールを開くと Atlassian のラベルが変わっています。ラベルも新規で作ったので新しいラベルができていることもわかります（"i"が抜けていてAtlassanになっちゃっていますが気にならず）。

ちなみに、Atlassianの名前なのにラベルが"受信トレイ"のままになっているメールが１件見えると思います。これはこのメール差出人の@以降の名称が指定した条件と少し違っていたためフィルタの対象となっていません。なので今回は「e.atlassian.com」ではなく「atlassian.com」を条件として設定すべきでした。そうすることで "受信トレイ" のままになっているメールも"Atlassan"として分類されるようになります。

なお、ラベルの名称やフィルタの条件はあとから変更できるので想定した結果じゃなかった場合は修正すればOKです。

新しく作ったラベルを確認すると

新しく作った"Atlassan"ラベルを見てみると対象のメールのみが確認できるようになっています。これで随分見やすくなりました。これ以降受信したメールは指定した条件に従って自動振り分けされることになります。

他のメール対しても同じようにフィルタ設定をすることでラベルごとに振り分けされるようになります。

複数のラベルを付けることもできる

先述の通り１つのメールに対して複数のラベルを設定することもできます。

以上、Gmailのフィルタ機能を使ってメールをラベルごとに振り分けるにはどうするかについてでした。

一度フィルタの設定をしてしまえばあとは自動的にメールが分類されるので管理が簡単です。メールボックスが整理されるという嬉しい効果も期待できます。既に届いたメールに対してもフィルタ適用させることができるというのもありがたいですね。

自分が見やすいメールボックスを作ることで効率的にメールのチェックができるようにようになるのでこういった機能は大いに活用していくと良いと思います。

それではこれで終わります。