Gmailのフィルタ機能を使ってメールがラベルごとに自動振り分けされるように設定する方法

email-g

今回はGmailのフィルターについてのお話です。Gmailを使い始めてから時間が経つと、いろいろなメールが届くので受信箱が見づらくなってくるかと思います。

そんな時はフィルタ機能を活用すると良いです。この設定をすることで「メールがラベルごとに自動振り分けされる仕組み」を作ることができます。

Aというキーワードが含まれたメールを集める、Bというキーワードが含まれたメールを集める、…、といったイメージです。

本記事では、このGmailのフィルタを設定する方法にについてご紹介します。

この記事の内容
  • Gmailのフィルタを設定する方法

それではよろしくお願いします。

まずは"ラベル"について軽く触れてからそのあとでフィルタ設定の流れについてご紹介します。

★Gmail
>Gmail - Google のメール

ラベルとは

Gmailの機能の1つとして"ラベル"というものがあります。メールに名前を付けることでフォルダ整理しているような感覚でメールを分類することができます。フォルダと同じようなものという認識で差し支えないかと思います。さらにプラスとして、1つのメールに複数のラベルを付けることができます。

~たとえば~

メールAに「"Aさん"ラベル」「"重要"ラベル」を設定
→ メールAに"Aさん"+"重要"という2つのラベルが付く

このような1つのメールに対して複数のラベルの設定が可能です。

なお、ラベルはフォルダに似たようなものですが、フォルダではないのでラベルだけ削除したとしてもメールは削除されません。対象のメールに付いていたラベルの1つが消えるだけです。メール自体を削除しない限りメールがなくなることはありません。そのため、メールを削除したい場合は対象のメール自体を削除する必要があります。

今回振り分けるメールはこれ

ここでは差出人が「Atlassian」となっているメールを振り分け対象としています。現状のままだと他のメールも混ざって表示されているので見づらいです。以下で説明するフィルタの設定をすると「Atlassian」のメールのみが表示される状態を作ることができます。

gmail フィルタ設定1
何も設定していないと受信トレイはごちゃごちゃしてる

フィルタ設定の手順

それでは実際にフィルタの設定を進めていきます。設定はパソコンから行っています。

設定画面に入る

ホーム画面右上にある歯車マークをクリックします。

gmail フィルタ設定2

すると設定画面が表示されます。

設定画面が表示されたら"フィルタとブロック中のアドレス"タブを選択します。次に"新しいフィルタを作成"をクリックします。

gmail フィルタ設定3

フィルタ作成画面

フィルタ条件を設定するポップアップが表示されると思います。ここにメールを振り分ける条件を入れます。ここで指定した条件に従ってメールが分類されます。

見かた

  • From : 差出人メールアドレス
  • To : 宛先メールアドレス
  • 件名:メールの件名
  • 含む:指定した文字列が含まれていれば対象とする
  • 含まない:指定した文字列が含まれていれば対象から外す
  • サイズ:メールの容量で振り分ける
  • チェックボックス:チェックすると有効になる
gmail フィルタ設定4
ここに条件を入れる

メールを振り分ける条件を指定

今回は Atlassian から届いたメールはすべて振り分けるようにしたいのでメールアドレスの@以降の部分をコピーします。

gmail フィルタ設定5

コピーした部分をFromに指定します。その他の条件は特に指定しません。入力ができたら"フィルタを作成"をクリックして次に進みます。

gmail フィルタ設定6

チェックを入れるのは3つ

今回チェックを入れるのは以下の3か所です。

  • 受信トレイをスキップ(アーカイブする)
  • ラベルを付ける
  • 3件の一致するスレッドにもフィルタを適用する

「受信トレイをスキップする」ことで振り分け対象のメールが受信トレイ上には表示されなくなります。

「ラベルを付ける」を設定することで指定したラベルを選択時に対象のメールのみ確認できるようになります。

「3件の一致するスレッドにもフィルタを適用する」にチェックを入れることで既に届いているメール(ここでは3件)に対してもフィルタが適用されます。各自の状況に合わせてこれらの設定は行うようにしてください。

gmail フィルタ設定7

新しいラベルを作成

今回は指定するラベルを用意していないので、このタイミング新しく作ることにします。※既に作成済のラベルを使用する場合は"ラベルを選択"で指定できます。

"新しいラベル"を押下します。

gmail フィルタ設定8

次に表示されるポップアップで名前を指定します。入力が終わったら"作成"をクリックするとラベルの出来上がりです。ちなみに「次のラベルの下位にネスト」というのは既にあるラベルの1つ下の階層にこの新しいラベルを配置する、という意味です。これはラベルが増えてきてまとめたいときなどで使います。

gmail フィルタ設定9

フィルタ作成おわり

すべての入力が終わったら"フィルタを作成"をクリックします。これでフィルタ設定は完了です。

gmail フィルタ設定完了

フィルタ設定後はどうなるか

次はフィルタが適用されたあとはどう変わるかについてです。

すべてのメールを確認すると

すべてのメールを開くと Atlassian のラベルが変わっています。ラベルも新規で作ったので新しいラベルができていることもわかります("i"が抜けていてAtlassanになっちゃっていますが気にならず)。

ちなみに、Atlassianの名前なのにラベルが"受信トレイ"のままになっているメールが1件見えると思います。これはこのメール差出人の@以降の名称が指定した条件と少し違っていたためフィルタの対象となっていません。なので今回は「e.atlassian.com」ではなく「atlassian.com」を条件として設定すべきでした。そうすることで "受信トレイ" のままになっているメールも"Atlassan"として分類されるようになります。

gmail フィルタ設定後1

なお、ラベルの名称やフィルタの条件はあとから変更できるので想定した結果じゃなかった場合は修正すればOKです。

新しく作ったラベルを確認すると

新しく作った"Atlassan"ラベルを見てみると対象のメールのみが確認できるようになっています。これで随分見やすくなりました。これ以降受信したメールは指定した条件に従って自動振り分けされることになります。

gmail フィルタ設定後2

他のメール対しても同じようにフィルタ設定をすることでラベルごとに振り分けされるようになります。

複数のラベルを付けることもできる

先述の通り1つのメールに対して複数のラベルを設定することもできます。

gmail フィルタ設定後3

まとめ

以上、Gmailのフィルタ機能を使ってメールをラベルごとに振り分けるにはどうするかについてでした。

一度フィルタの設定をしてしまえばあとは自動的にメールが分類されるので管理が簡単です。メールボックスが整理されるという嬉しい効果も期待できます。既に届いたメールに対してもフィルタ適用させることができるというのもありがたいですね。

自分が見やすいメールボックスを作ることで効率的にメールのチェックができるようにようになるのでこういった機能は大いに活用していくと良いと思います。

それではこれで終わります。

コメントを残す

CAPTCHA