【Gmailラベル分け】フィルタ設定をしてメールを自動で振り分けさせる

今回は「Gmailのラベル振り分けの設定」についてです。

Gmailに限らず、メールを使い続けていると、多くのメールが溜まっていき受信箱が見づらくなってくるかと思います。どんなメールが届いているかという確認が難しくなり、大事なメールを見落とす可能性も考えられます。

そのような事態を避けるためにはフィルタ機能を活用すると良いです。フィルタ機能を使うことで、メールを自動で振り分けさせることができます。ラベルとはフォルダに似たようなもので、用途ごとにフォルダ分けのようなことができるので便利です。

それではよろしくお願いします。

まずは「ラベル」について軽く紹介します。

Aというキーワードが含まれたメールを集める、Bというキーワードが含まれたメールを集める、…、といったイメージです。

[Gmail] Gmail - Google のメール

ラベルとは

Gmailの機能の１つとして"ラベル"というものがあります。メールに名前を付けることでフォルダ振り分けしているような感覚でメールを分類することができます。フォルダと同じようなものという認識で良いかと思います。ラベルは１つのメールに複数付けることができます。

このような１つのメールに対して複数のラベルの設定が可能です。

タグ付けに近いかも

なお、ラベルはフォルダに似たようなものですが、フォルダではないのでラベルだけ削除したとしてもメールは削除されません。対象のメールに付いていたラベルの１つが消えるだけです。メール本体を削除しない限りメールがなくなることはありません。そのため、メールを削除したい場合は対象のメール自体を削除する必要があります。

というわけでタグ付けにも近い気がします。

フィルタ設定の流れについてです。設定は簡単で1分程度で終わると思います。

今回のラベル振り分けで使うメールはこれ

ここでは差出人が「Atlassian」となっているメールを振り分け対象としています。現状のままだと他のメールも混ざって表示されているので見づらいです。以下で説明するフィルタの設定をすると「Atlassian」のメールのみが表示される状態を作ることができます。

Gmail設定画面を開く

それでは実際にフィルタの設定を進めていきます。設定はパソコンから行っています。

ホーム画面右上にある歯車マークをクリックします。

フィルタ設定画面を開く

設定画面が表示されたら「フィルタとブロック中のアドレス」タブを選択します。

次に「新しいフィルタを作成」をクリックします。

振り分け条件入力画面を開く

フィルタ条件を設定するポップアップが表示されます。ここにメールを振り分ける条件を入力します。

ここで指定した条件に従って今後はメールが振り分けされるようになります。

メールの振り分け条件を入力

今回は Atlassian から届いたメールはすべて振り分けるようにしたいと思います。

なのでメールアドレスの「@以降の部分」をコピーします。

コピーした部分をFromの入力欄に貼り付けます。その他の条件は特に指定しません。

入力ができたら「フィルタを作成」をクリックして次に進みます。

どのように振り分けるかを決める

今回チェックを入れるのは以下の３か所です。

• 受信トレイをスキップ（アーカイブする）
• ラベルを付ける
• ３件の一致するスレッドにもフィルタを適用する

それぞれにチェックを入れるとどうなるかというと

• スキップ：振り分けたメールが受信トレイ上には表示されれなくなる
• ラベルを付ける：振り分け対象のメールに指定したラベルを付ける
• 一致するスレッドにフィルタ適用：既に届いているメールに対してもフィルタを適用する

このようなことができます。

各自の状況に合わせてこれらの設定は行うようにしてください。

新しいラベルを作成

今回は指定するラベルを用意していないので、このタイミング新しく作ることにします。※既に作成済のラベルを使用する場合は"ラベルを選択"で指定できます。

「新しいラベル」を選択します。

次に表示されるポップアップで名前を指定します。入力が終わったら「作成」をクリックします。

これで新たなラベルの出来上がりです。

ちなみに「次のラベルの下位にネスト」というのは、既にあるラベルの１つ下の階層にこの新しいラベルを配置する、という意味です。

• グルメ
  • 和食
    • お団子
  • 洋食
    • ステーキ
  • 中華
    • マーボー

例えばこういうものです。このように階層を作ることを「ネスト」と言います。

フィルタ作成おわり

すべての入力が終わったら「フィルタを作成」をクリックします。これでフィルタ設定は完了です。

フィルタ設定後の振り分けが適用されたあとの見え方ついてです。

Gmailのすべてのメールを確認する

すべてのメールを開くと Atlassian から届いたメールのラベルが変わっていることがわかります。具体的には「受信トレイ」から「Atlassan」に変わっています。

ラベルも新規で作ったので新しいラベルができていることもわかります。ラベル作成時に"i"を入力し忘れていて「Atlassan（あとらっさん）」になっちゃいました

ちなみに、Atlassianの名前なのにラベルが"受信トレイ"のままになっているメールが１件見えると思います。これはこのメール差出人の@以降の名称が指定した条件と少し違っていたためフィルタの対象となっていませんでした。なので今回のフィルタ設定で条件にすべきだったのは「e.atlassian.com」ではなく「atlassian.com」でした。そうすることで "受信トレイ" のままになっているメールも"Atlassan"として分類されるようになります。

なお、ラベルの名称やフィルタの条件はあとから変更できるので想定した結果じゃなかった場合はあとからやり直しも可能です。

新たにフォルダ分けされたラベルを確認する

新しく作った"Atlassan"ラベルを見てみると対象のメールのみが確認できるようになっています。これで随分見やすくなりました。フィルタ設定が有効になっているので、これ以降に受信したメールは指定した条件に従って自動振り分けされることになります。

他のメール対しても同じようにフィルタ設定をすることでラベルごとに振り分けされるようになります。

複数のラベルを付けることもできる

先述の通り１つのメールに対して複数のラベルを設定することもできます。

以上、「Gmailのラベル振り分けの設定」についてでした。

一度フィルタの設定をしてしまえばあとは自動的にメールが分類されるので管理が簡単です。メールボックスが整理されるという嬉しい効果も期待できます。既に届いたメールに対してもフィルタ適用させることができるというのも便利です。

自分が見やすいメールボックスを作ることによって効率的にメールチェックができるようになるので、こういった機能は積極的に活用していくと良いと思います。

それではこれで終わります。